Ako správne napísať formálny e-mail

Celý článek

Zvyčajne je pri obchodnom styku nevyhnutné vedieť napísať formálny e-mail. Samozrejme, tieto znalosti uplatníte nielen pri pracovnej komunikácii.

Správne vyplňte odosielacie údaje

• Správne napíšte e-mail adresáta do políčka komu (To).
• Ak posielate správu viacerým ľuďom, uveďte ich e-mailové adresy do Bcc., čo je tajná kópia. Zabezpečíte tak, že adresy sa tak nedostanú nepovolaným ľuďom a spamerom. Navyše je to slušné voči tomu, kto vám na seba poskytol kontakt.
• V prípade zasielania mailu viacerým ľuďom do riadku komu uveďte svoju vlastnú e-mailovú adresu.
• Vždy vypíšte predmet (Subject) správy. Snažte sa, aby sa už z neho dala pochopiť hlavná myšlienka e-mailu, avšak predmet by nemal byť pridlhý.
• Ak chcete zaslať obrázok, veľa textu alebo iný materiál, priložte ho ako prílohu (Attachment) .Snažte sa použiť formát, ktorý je široko podporovaný. (Napríklad text odošlite radšej vo formáte .doc z roku 2003 než ako .docx z roku 2007.)

Formality v tele e-mailu

• Oslovenie je nevyhnutné. Píšte za ním čiarku a prvá veta listu začína s malým písmenom, keďže je pokračovaním oslovenia. Od oslovenia je oddelená vynechaným riadkom a krátka medzera je vynechaná aj od začiatku riadku.
• V prvom odseku by ste sa mali predstaviť, avšak stručne.
• Ďalší odsek obsahuje hlavný dôvod, prečo píšete e-mail. Používajte jednoduché a stručné vety, mail by nemal byť zbytočne dlhý.
• V závere oficiálneho e-mailu vyjadrite poďakovanie za čas venovaný čítaniu vašej správy alebo prejavte úprimný záujem o skorú odpoveď.
• Formálny mail ukončite formulkou „S pozdravom“ alebo „Teším sa na Vašu odpoveď“ a nezabudnite napísať svoje meno. To nahrádza podpis, ktorý je prítomný v papierovej podobe oficiálneho listu.

Tipy a triky pri písaní formálneho e-mailu

• Ak pripájate prílohu, nezabudnite sa o nej zmieniť aj v texte správy.
• Píšte krátke maily, ale, samozrejme, prispôsobte sa situácii.
• Nepoužívajte diakritiku, ak posielate e-mail do zahraničia. Namiesto niektorých znakov by príjemca videl len otázniky.
• V žiadnom prípade sa v správe nesmú nachádzať emotikony. Aspoň dokým neopadne formalita medzi oboma stranami, čo nemusí nastať nikdy.
• V tele e-mailu by sa nemali vyskytovať ani obrázky, ktoré spomaľujú jeho načítanie a nemusia sa zobraziť správne.
• Ak neviete, akého mailového klienta alebo službu využíva druhá strana, neupravujte text farbami alebo zvýrazňovaním.
• Nepíšte iba veľkými písmenami, je to ťažko čitateľné a pôsobí to neprofesionálne. Na internete je to považované za kričanie.
• Na e-maily odpovedajte, je to slušné. Snažte sa zaslať odpoveď čo najskôr.

Majte vždy na pamäti, že váš e-mail nemusí druhú stranu uspokojiť, aj keď bude po formálnej stránke napísaný správne. Dôležitý je obsah, ktorý by mal druhú stranu zaujímať a nemal by byť vtieravý.

Zdroj: Foto

FOTO: © Gajus / Dollar Photo Club