Když své elektronické dokumenty či celé datové zprávy necháme delší dobu jen tak ležet, časem nám zestárnou a přijdeme o možnost dělat s nimi i nadále to, co bychom s nimi dělat chtěli, či přímo potřebovali. Například je autorizovaně konvertovat či předložit někomu, kdo je bude umět přijmout a dále s nimi pracovat.